Meer weten?
Wil je meer weten over dit onderwerp of één van de andere onderwerpen en diensten waar A-Business zich mee bezig houdt? Neem dan contact met me op!
Wil je met mij in contact komen?
rolf@a-business.nl
Terug naar overzicht
5 Tips voor een simpele administratie bij subsidieprojecten
Sommige ondernemers zien af van subsidies, omdat ze opzien tegen de projectadministratie. Hoewel je aan bepaalde voorwaarden moet voldoen, zijn projectadministraties voor subsidieprojecten doorgaans gemakkelijk te organiseren. Ik geef je vijf tips.
1. Archiveer je documenten in je standaard systeem
Veel bedrijven maken gebruik van systemen waar documenten worden opgeslagen.
Tip! Maak in je software een subsidieproject aan en archiveer alle documenten die te maken hebben met het project. Op deze manier kun je altijd snel bij de relevante informatie. Denk aan:
- Aantekeningen van overleggen
- Technische tekeningen
- E-mails
- Offertes
- Facturen
Let op! Je kan beter te veel informatie in het dossier archiveren dan te weinig.
2. Koppel je projectnummer aan een subsidieaanvraag
Als je in je bedrijf standaard werkt met een projectadministratie voor je projecten, ken dan aan het project waarvoor subsidie is aangevraagd ook je subsidieprojectnummer toe. Op die manier heb je alle uren en documenten in één keer goed geadministreerd. Dit scheelt je veel tijd en het voorkomt dat je gegevens moet overtypen. Bovendien kost de subsidieadministratie je dan veel minder moeite.
3. Maak één persoon verantwoordelijk
In subsidieprojecten wordt vaak intern en extern samengewerkt. Er zijn dus verschillende medewerkers en partners betrokken die hun verantwoordingen moeten vastleggen. Maak één medewerker hiervoor verantwoordelijk. Dat kan bijvoorbeeld een projectleider of administrateur zijn.
4. Werk de projectadministratie dagelijks bij
Voorkom dat je achteraf overal documenten en uren moet verzamelen en werk de projectadministratie dagelijks bij. Op deze manier ontstaat je projectdossier organisch en hoef je er niet veel bij na te denken. Bovendien is dit vaak een eis van de subsidieverstrekker, dus je voldoet automatisch aan die eis.
5. Leg deadlines vast in je agenda
Bijna altijd is er sprake van het indienen van eindrapportages en soms ook van tussenrapportages. Deze datums staan in de verleningsbeschikking. Leg deze direct vast in je agenda en in die van de intern aangewezen verantwoordelijke.
Tip! Je kunt ook zes weken voor de deadline een extra herinnering in je agenda zetten, zodat je niet in tijdnood komt op het laatste moment.
Tot slot
Iedere subsidieregeling heeft zijn eigen voorwaarden. Neem daar goed kennis van en lees de verleningsbeschikking goed door. Stel je projectleden hiervan in kennis voor ze beginnen met de werkzaamheden. Op deze manier kunnen zij direct de juiste gegevens bijhouden.
Door je projectadministratie goed en structureel bij te houden kun je de standaardformulieren -die soms door de subsidieverstrekker worden voorgeschreven- snel invullen. Het maakt het allemaal een stuk gemakkelijker.
Heb je nog vragen over dit onderwerp? Dan kun je direct contact opnemen met Cata Subsidieadvies (onderdeel van de Jong & Laan Accountants en Belastingadviseurs) via telefoonnummer 0592 – 544030.
Dit artikel is op 3 september 2020 geplaatst op Catasubsidieadvies.nl